Cuando la oferta deba presentarse únicamente a través de un medio digital, el plazo para notificar a la UPCP el interés de postulación es de un mínimo de tres (3) días hábiles previos al cierre del llamado. En cambio, si dentro de la oferta se debe presentar documentación de forma física, el plazo de notificación es de un mínimo de cuatro (4) días hábiles previo al cierre.

La intención de presentar oferta ante algún llamado se formaliza por medio del Formulario Único de Postulación (FUP), el cual permite, además, cuando las bases así lo exijan, gestionar la boleta de garantía de seriedad de la oferta. El presente formulario debe encontrarse firmado por el(la) Jefe(a) de Proyecto y por el(la) Supervisor(a) de Proyecto.

A la unidad académica interesada en presentar la oferta, le asiste el llenado de los formularios técnicos y económicos dispuesto en las bases, así como el envío a la UPCP de aquellos documentos que respalden la oferta técnica y económica, sean requeridos por bases, o bien, sean propuestos por la unidad académica en pro de mejorar la oferta solicitada, lo anterior, siempre que las bases no indiquen lo contrario.

A la UPCP le asiste el llenado de los formularios administrativos, legales y comerciales requeridos por bases, así como la obtención, a través del FUP completado y firmado por la unidad académica, de la garantía de seriedad de la oferta. Posteriormente, recibida la oferta técnica y económica suministrada por la unidad académica, la UPCP consolida la oferta en su conjunto, gestiona las firmas correspondientes y finalmente presenta la oferta ante el mandante.

Dentro de las funciones de la UPCP, se encuentra el seguimiento a cada oferta presentada. Por lo tanto, una vez resuelto el llamado, sea que éste se haya adjudicado o no, la UPCP informa este resultado a la unidad académica, quien, en caso de no estar conforme con la evaluación, puede presentar sus descargos a la UPCP, quien, en conjunto con el área jurídica, evaluarán la viabilidad de presentar un recurso de reposición ante el mandante por el resultado obtenido.

La formalización de la adjudicación dependerá de los requisitos del mandante, quien por lo general emite orden de compra y/o contrato de servicios por la oferta adjudicada. En ambos casos, la unidad académica contará con el apoyo de la UPCP para formalizar cualquier tipo de contratación.