Unidad de Gestión de Requerimientos

Presentación

La Unidad de Gestión de Requerimientos (UGR) tiene como objetivo fundamental generar las condiciones necesarias para asegurar una administración financiera óptima y eficiente, en conformidad con la normativa institucional y gubernamental aplicable a los proyectos de la Universidad de Santiago. Para ello, brinda asesoría a los Jefes de Proyectos y a los equipos administrativos, orientándolos en la correcta formulación presupuestaria, en el uso adecuado de las plataformas institucionales y el cumplimiento de los lineamientos financieros, así como en la resolución oportuna de incidencias operativas.

En síntesis, la Unidad se encarga de promover una gestión financiera ordenada y conforme a la normativa vigente, apoyando permanentemente a los equipos de trabajo en la ejecución de los proyectos. Asimismo, realiza un control oportuno de las facturas emitidas a las EFUSACH, velando por el cumplimiento de los procedimientos establecidos.

Temáticas que atiende la unidad

La Unidad se encarga de gestionar integralmente las materias asociadas a la administración financiera de proyectos, brindando atención a solicitudes de informes y orientación general, así como a la contratación de servicios profesionales y proveedores, la adquisición de bienes y servicios con cargo a proyectos, los procesos de facturación y la correcta aplicación de la normativa vigente. Asimismo, considera la administración de actividades de capacitación acogidas a franquicia tributaria (SENCE).

De igual forma, atiende requerimientos relacionados con la operación de procesos administrativos, tales como la trazabilidad de solicitudes, procedimientos de egresos, rendiciones, traspasos de fondos y facturación, velando por su correcta ejecución y seguimiento, como también de gestionar los accesos a los sistemas informáticos de trazabilidad de requerimientos, entregando orientación respecto del uso adecuado de las plataformas y de los formularios disponibles.

En síntesis, tanto la Jefatura de Unidad como las Coordinadoras participan activamente en la gestión de proyectos, incluyendo la elaboración de informes financieros, la regularización de gastos e ingresos, y la orientación general en materia de administración financiera. Asimismo, intervienen en los procesos de apertura, validación, cierre y regularización de proyectos, junto con el seguimiento de requerimientos y la resolución de inconsistencias asociadas a movimientos financieros. Del mismo modo, aseguran la correcta operación de los sistemas informáticos y el adecuado uso de los formularios institucionales.

Preguntas frecuentes

¿Dónde puedo obtener los distintos formularios de las empresas EFUSACH?

Puede obtenerlos en la página Formularios de Gestión

¿Dónde debo enviar los formularios para comenzar con su tramitación?

Los formularios deben enviarse al correo electrónico: ingresoderequerimientosefusach@usach.cl. La gestión comenzará una vez que se acuse recibo de la documentación enviada.

Se recomienda realizar el envío por cada requerimiento (incidente) y en un solo archivo. Por ejemplo, para un pago de honorarios, se debe adjuntar en un único archivo: el formulario de pago, informe de actividades, boleta de honorarios y los entregables correspondientes, cuando aplique.

¿Qué debo hacer para aperturar un proyecto?

Se recomienda ingresar a la página web y descargar los formularios de Apertura y Presupuesto de Proyectos. Para mayor información, puede contactar a la Coordinadora de Gestión asignada al proyecto.

¿Cuál es el plazo para abrir un proyecto?

La Unidad de Gestión de Operaciones dispone de un plazo de 2 días hábiles para la apertura de un proyecto, una vez recibidos los formularios con toda la información de respaldo correspondiente.

¿Cuál es el plazo para gestionar un requerimiento?

El plazo depende del tipo de requerimiento. No obstante, en el caso de pagos, estos se realizan entre 10 y 15 días hábiles, siendo depositados en la cuenta del prestador o proveedor, informada en cada formulario.

¿Cómo puedo saber la Coordinadora a cargo de mi proyecto?

Debe ingresar a la Unidad de Gestión de Requerimientos y revisar en la columna derecha, el nombre de la coordinadora según su unidad académica.

¿Cómo se solicita el cierre de un proyecto?

El cierre se solicita a través de correo electrónico ingresoderequerimientosefusach@usach.cl. Para mayor información, contacte a la coordinadora de gestión asignada.

¿Cómo puedo saber el estado financiero de mi proyecto?

Debe ingresar a la página web de Efusach, en la sección de consultas online, utilizando su clave de acceso. Allí podrá revisar ingresos, gastos, gestiones de cobranza, entre otros. Para más detalles, contacte a su Coordinadora de Gestión.

¿Cómo puedo obtener mi clave de acceso?

La clave es gestionada por la coordinadora de gestión al momento de la apertura del proyecto, tanto para consultas online como para el sistema Efusach Manager.

¿Cómo puedo saber el estado de mi requerimiento?

Debe ingresar a la página del sistema Efusach Manager: www.sdtmanager.cl y consultar utilizando el RUT del prestador o proveedor, o bien el código de su proyecto.
Para mayor información, contacte a la Coordinadora de Gestión asignada a su proyecto.